Die Autozentrale Robert Kehm ist nicht nur der Mercedes-Benz Servicepartner (B) für PKW und Nutzfahrzeuge für das Gebiet Rhön, sondern auch ein echter Familienbetrieb, der aktuell ca. 50 Mitarbeiter beschäftigt.
Zu den Zeiten von DaimlerChrysler hatte man sich bei Kehm entschieden, auch den Marken Chrysler und Jeep eine Chance zu geben. Weil diese Marken mit dem für MB eingesetzten Dealer Management System (DMS) C/A/R/E nicht abgebildet werden konnten, wurde das von Chrysler empfohlene DMS cidcar zusätzlich bestellt und installiert.
„Es war damals für uns nicht einfach zwei unterschiedliche DMS Systeme nebeneinander einsetzen zu müssen, aber wir waren sofort von cidcar begeistert und fanden es sehr schade, dass cidcar zu diesem Zeitpunkt die Marke Mercedes-Benz noch nicht unterstützt hatte“, erzählt Berthold Dömling, kaufmännischer Leiter der Autozentrale Robert Kehm.
„Nachdem die „Ehe“ Daimler-Chrysler dann 2010 wieder geschieden wurde, haben wir uns im weiteren Verlauf entschlossen, das Experiment mit Chrysler wieder zu beenden und baten die AM Solutions GmbH (AMS) um eine Endabwicklung des Einsatzes von cidcar in unserem Hause. Als Herr Aretz von AMS 2011 dann zu uns ins Haus kam und davon berichtete, dass cidcar nun auch Mercedes-Benz vollumfänglich abbilden würde, sahen wir eine große Chance unseren gesamten Betrieb auf ein modernes DMS umstellen zu können. Das bis dahin für Mercedes-Benz genutzte DMS C/A/R/E war zu diesem Zeitpunkt bereits veraltet und entsprach nicht mehr unseren gestiegenen Anforderungen“, erläutert Dömling.
„Nach einer gemeinsamen Soll-Ist-Analyse stellten wir fest, dass es bis zu einer möglichen Umstellung auf cidcar noch Handlungsbedarf gab. So musste zum Beispiel die Schnittstelle zu dem bei uns eingesetzten Fibu-System DKS noch entwickelt werden, eine Lösung für den von uns genutzten individuellen Kontenrahmen musste gefunden werden und da wir der erste C/A/R/E Anwender waren, der auf cidcar umzustellen war, wurde auch die Entwicklung einer umfassenden Datenübernahme nötig.
Weil das alles zusammen eine größere Vorbereitungs-Zeit benötigte, wir aber im Gegenzug auch die damalige Angebotsaktion von AMS ausnutzen wollten, bestellten wir cidcar neun Monate im Voraus zu dem geplanten Umstellungstermin Juni 2012“, freut sich Berthold Dömling heute noch über die mutige und richtungsweisende Entscheidung der Geschäftsführung von Kehm.
„Beim DMS C/A/R/E war es so, dass zwar das DMS vom Anbieter im Rechenzentrum gehostet wurde, alle weiteren Applikationen jedoch von uns selbst betrieben und gemanaged werden mussten. Deshalb war bis dahin auch eine eigene Server-Infrastruktur und entsprechendes Personal erforderlich.
In der Zusammenarbeit mit AMS ergab sich nun aber die Möglichkeit das Thema IT und Systeme komplett outzusourcen, damit wir uns anschließend ganz auf unsere Kern-Kompetenzen konzentrieren konnten. Also bestellten wir zusätzlich auch den zentralen Betrieb weiterer IT-Systeme, wie beispielweise DAT und als E-Mail-Lösung Microsoft Outlook. Das funktioniert, weil uns die AMS pro Mitarbeiter einen virtuellen Rechner zur Verfügung stellt, der bei der AMS gehostet wird. Für die Darstellung und Bedienung eines solchen virtuellen Rechners wird nur noch ein „einfaches“ Endgerät bei uns vor Ort benötigt, wie zum Beispiel ein sogenannter Thin Client, den man bei der AMS gleich mit kaufen oder leasen kann, ein echter Full-Service.
Nur das Fibu-System DKS wird noch separat gehosted, weil es in diesem Bereich bereits eine zufriedenstellende Zusammenarbeit mit der EDV-Beratung Kübler gab. Auch die Kooperation zwischen der AMS und Kübler war jederzeit optimal“, hebt Dömling hervor.
„Ein besonderes Highlight war die Ablösung eines kleinen Alt-Systems, eine Stand-Alone-Lösung von Leseberg in unserem Hause, mit dem wir damals die MB Fahrzeug-Vermittlungen nachgehalten hatten. In Zusammenarbeit mit AMS wurde ein neues Modul in cidcar entwickelt, das genau unseren Anforderungen diesbezüglich entsprach, so dass wir das kleine Alt-System nach Umstellung auf cidcar abschalten konnten.
Nach der langen Vorbereitungsphase war es dann im Juni 2012 endlich soweit. Für die aufwendig entwickelte Datenübernahme war es von Vorteil, dass unsere Frau Lutterbach sich damals sehr gut mit C/A/R/E auskannte und den Entwicklern der AMS viele wichtige Tipps geben konnte.
Dass sich der hohe Aufwand gelohnt hatte, zeigte sich dann bei der Abnahme der Datenübernahme. Viele Detail-Daten und sogar die Fahrzeug-Rechnungs-Historie können nun aus C/A/R/E übernommen werden, was sich sicher auch bei zukünftigen Umstellungen auszahlen wird.
Aufgrund der großen Anzahl an zu schulenden Mitarbeitern wurden die Trainings in zwei parallelen Schulungsräumen veranstaltet, einer davon bei uns im Hause und einer bei einem befreundeten Autohaus ganz in der Nähe. Basis war eine Schulungs-Datenbank, in der die testweise übernommen Daten aus C/A/R/E eingespielt wurden, damit die zukünftigen Neu-Anwender auch mit bekannten Daten üben konnten.
Nach einigen vorbereitenden Aufgaben beim Customizing der autohauspezifischen Elemente, wie zum Beispiel Teile-Rabatte, Kunden-Rabatte, Schnittstellen-Funktions-Parameter und Benutzer-Berechtigungen, sowie den notwendigen Anwender-Schulungen war es dann an einem Wochenende im Juni 2012 soweit und mit der Datenübernahme aus C/A/R/E startete cidcar im Autohaus Kehm für Mercedes-Benz, ohne dass der Autohaus-Betrieb beeinträchtigt wurde.
Mit Hilfe von cidcar konnten wir auch einige Service-Prozesse optimieren und an unsere Bedürfnisse anpassen. Durch die durchgängige Nutzung der relevanten cidcarModule in einemSystem, wie Werkstattplanung, Serviceabwicklung, Zeiterfassung, Fuhrparkplanung und GW-Management (Verkäuferarbeitsplatz) konnte die Prozess-Qualität insgesamt erhöht werden. Da cidcar über Schnittstellen perfekt mit Daimler-Systemen, wie zum Beispiel der elektronische Teilelieferschein, SEMAG Parts und Seeds, MMS Komfortaktion, Servicedatenblatt, EVA Abfrage Kundendienstmaßnahmen (u.v.m.) zusammenarbeitet, gehören Doppel-Eingaben der Vergangenheit an“, beschreibt Berthold Dömling die Verbesserungen.
„Nach der Inbetriebnahme von cidcar kam dann eine Zeit in der wir kleinere Verbesserungsvorschläge adressiert hatten. Beispielsweise gab es in der Zeiterfassung noch keine „festen Pausen“, oder auch eine zusätzliche Schnittstelle zur DKS-Fibu, um die offenen Posten zu übernehmen, haben wir uns gewünscht. Das alles wurde dann in überschaubarer Zeit von der AMS umgesetzt, so dass inzwischen alle unsere Wünsche erfüllt wurden“, erinnert sich Berthold Dömling.
„Aber auch heute noch stehen wir diesbezüglich in einem regelmäßigen Austausch mit der AMS und haben so die Möglichkeit die Weiterentwicklung des Systems mitzugestalten.
Rückwirkend betrachtet war es die richtige Entscheidung für unser Haus auf cidcar umzustellen und den IT-Betrieb größtenteils auszulagern. cidcar ist ein modernes Windows-System, bietet einen breiten Funktionsumfang und alle Hersteller-Schnittstellen zu den Daimler-Systemen. Mit ausschlaggebend war aber auch, dass bei cidcar alles im Preis inbegriffen ist“, erläutert Berthold Dömling.
„Auch die zukünftigen Entwicklungen in cidcar, die als Updates regelmäßig bereitgestellt werden, sowie der komplette Hotline-Support sind im Preis enthalten. Als kaufmännischer Leiter ist es mir sehr wichtig, dass ich dadurch mit langfristig stabilen Kosten kalkulieren kann und nicht mehr damit rechnen muss, dass bei einem neuen Release wieder hohe Zusatzkosten entstehen.“
Berthold Dömling, kaufm. Leiter Autozentrale Robert Kehm:
Berthold Dömling: „Wir sind froh darüber, mit cidcar und „Hosted Services“ von AM Solutions auf die passenden IT-Produkte für unser Haus zurückgreifen zu können. Neben den Anschaffungs- und Wartungskosten in Hard- und Software entfällt für uns auch der entsprechende Betreuungsaufwand, da bei uns nun keine lokalen Softwareinstallationen, keine Systempflege und keine Updates mehr anfallen. Unser lokaler IT-Dienstleiter kümmert sich lediglich noch um die PCs, Monitore, Drucker und die hausinterne Verkabelung. Alles andere wurde erfolgreich zentralisiert.
Besonders freuen wir uns darüber, dass die intensive Betreuung durch die AM Solutions nicht mit Ende des Umstellungsprojektes aufgehört hat. Und sollten dennoch mal Probleme auftreten, steht uns die Hotline der AM Solutions mit Rat und Tat zur Seite.
Das moderne System cidcar, der gute Service und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der AM Solutions GmbH hat unser Haus dazu bewogen, uns gerne als Referenzpartner zur Verfügung zu stellen.“
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